Pro Guide

VINTED-Leitfaden für PRO-VERKÄUFER

Du kannst jetzt Artikel auf Vinted verkaufen, wenn du als Einzelunternehmer, gemeinnützige Organisation oder Unternehmen in einem der Märkte, in denen Vinted Pro verfügbar ist, registriert bist. Wir bezeichnen dich als „Pro-Verkäufer“. Andere Vinted-Mitglieder erkennen dies an dem „Pro“-Zeichen neben deinem Namen und dem Artikel, den du verkaufst. Bitte lies weiter, um zu erfahren, welche Aufgaben, Rechte und Pflichten du als Pro-Verkäufer auf Vinted hast. 

Dieser Leitfaden wurde zusammengestellt, um dir praktische Informationen zu vermitteln. Die vollständigen rechtlichen Bestimmungen, die für Vinted Pro gelten, findest du in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) von Vinted, den Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Vinted Pro und in den Katalogregeln. Diese Bestimmungen haben Vorrang vor allen Informationen, die in diesem Leitfaden zu lesen sind.

• ÜBER VINTED PRO

In welchen Ländern gibt es Vinted Pro?

Vinted Pro ist für gewerbliche Verkäufer verfügbar, die in den folgenden Ländern registriert sind:

• Frankreich
• Niederlande
• Belgien
• Luxemburg
• Italien
• Spanien
• Portugal

Möglicherweise werden wir diesen Service in Zukunft auf weitere Länder ausbreiten. Es kann auch sein, dass dir bereits Pro-Verkäufer in anderen Ländern aufgefallen sind. Diese sind Bestandteil unserer Beta-Tests.

Muss ich mich unbedingt als Pro-Verkäufer registrieren?

Wenn du ein Gewerbetreibender bist, musst du dich auf Vinted als „Pro-Verkäufer“ registrieren. 

Falls du dies nicht tust, können gemäß der EU-Verbraucherrechte-Richtlinie und der Richtlinie über unlautere Geschäftspraktiken Sanktionen anfallen, die je nach Land, in dem du registriert bist, unterschiedlich sein können. Weitere Infos zu den Verbraucherrechten in der EU findest du hier. 

Darüber hinaus bist du allein dafür verantwortlich, dein Unternehmen bei den entsprechenden Behörden deines Landes anzumelden und deinen sozialen und steuerlichen Verpflichtungen nachzukommen. 

Bitte beachte, dass wir dich auch auffordern können, einen Vinted-Pro-Account zu erstellen, wenn uns Informationen vorliegen, aus denen hervorgeht, dass du die entsprechenden Kriterien erfüllst. Dieser Aufforderung solltest du unbedingt nachkommen. Wir können deinen Zugang zu Vinted sperren, wenn du dich nicht als Pro-Verkäufer registrierst, obwohl du die Kriterien für Gewerbetreibende erfüllst.

• NÜTZLICHE INFORMATIONEN ZUM EU-VERBRAUCHERRECHT

• Als Pro-Verkäufer Artikel verkaufen: deine Pflichten

Wenn du als Pro-Verkäufer Artikel auf Vinted anbietest und verkaufst, die sich an Verbraucher richten, musst du: 

• die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) von Vinted, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Vinted Pro, unsere Katalogregeln und deine eigenen zusätzlichen Richtlinien (wie unten erläutert) beachten, und 
• alle geltenden Gesetze und Vorschriften, insbesondere das Verbraucherrecht, einhalten. 

Auf den folgenden Websites der EU findest du weitere Infos und Schulungsmaterial zum Verbraucherrecht:

• Informationen zu Verbraucherrechten und anderen Verpflichtungen bei Geschäftstätigkeiten in Europa: https://europa.eu/youreurope/business/index_en.htm
• Schulungsmaterial zum Verbraucherrecht: https://www.consumerlawready.eu/ 

• Anwendung fairer Geschäftspraktiken

Du musst gegenüber (potenziellen) Käufern immer faire Praktiken anwenden. 

Unlautere Geschäftspraktiken sind solche, die gegen die Gebote der beruflichen Sorgfalt verstoßen und das Verhalten der Verbraucher beeinträchtigen oder wesentlich zu beeinträchtigen drohen. Beispiele hierfür sind irreführende und aggressive Praktiken. 

• Irreführende Geschäftspraktiken sind solche, die falsche Informationen vermitteln oder die Verbraucher täuschen (könnten), selbst wenn die Informationen sachlich richtig sind, und die Verbraucher zu geschäftlichen Entscheidungen veranlassen, die sie sonst nicht getroffen hätten. Die Informationen können sich auf die folgenden Aspekte beziehen, sind aber nicht darauf beschränkt:

- wesentliche Produktmerkmale,

- deine Identität als gewerblicher Verkäufer,

- Preis,

- Notwendigkeit einer Wartung, eines Teils, eines Ersatzes oder einer Reparatur.

• Aggressive Geschäftspraktiken sind solche, die Druck auf Verbraucher ausüben, um sie zum Einlenken zu bewegen oder ihre Entscheidungen stark zu beeinflussen. Eine Geschäftspraxis gilt als aggressiv, wenn sie durch wiederholtes und beharrliches Handeln, unzulässige Beeinflussung oder physischen oder moralischen Druck zustande kommt, also wenn sie:

- die Wahlfreiheit der Verbraucher erheblich beeinträchtigt oder beeinträchtigen könnte, 

- die Zustimmung des Verbrauchers so beeinflusst, dass sie nicht mehr als gültig angesehen werden kann, oder

- die Ausübung der vertraglichen Rechte des Verbrauchers behindert.

Mehr zu unlauteren Geschäftspraktiken findest du auf dieser EU-Website.

• Bereitstellung aller Pflichtangaben für (potenzielle) Käufer

Wenn du einen Artikel anbietest, musst du (potenziellen) Käufern alle vorgeschriebenen Informationen zur Verfügung stellen. Dazu gehören eine Beschreibung der „wesentlichen Merkmale“ des Artikels (d. h. seine Hauptmerkmale wie Größe, Farbe, Material, Marke, Umwelteigenschaften usw.), Preisangaben, Informationen zu deiner Identität und deinen Kontaktdaten, Zahlungs- und Liefermodalitäten, das Widerrufsrecht, die gesetzlichen Gewährleistungen und die Vorgehensweise bei Problemen. 

Falls zutreffend, solltest du (potenzielle) Käufer auch über die von dir angebotenen Kundendienstleistungen und gewerblichen Garantien informieren. Für Artikel, die du auf Vinted anbietest, werden diese Informationen an den folgenden Stellen/Dokumenten aufgenommen:

• Im Angebot, das du für den Artikel erstellst. Du kannst kostenlos beliebig viele Artikel anbieten. Dabei musst du die Katalogregeln, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Vinted Pro einhalten. 

Du musst ein paar Fotos von dem Artikel hochladen und ihn möglichst genau beschreiben. So musst du z. B. angeben, ob er beschädigt oder fehlerhaft ist. Auch der Preis muss deutlich angegeben werden. Mehr Infos und Tipps zum Hochladen von Artikeln findest du in unserem Hilfe-Center. 

• In den Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Vinted Pro. Um dir den Verkauf von Artikeln zu erleichtern, haben wir Standard-Verkaufsbedingungen vorbereitet, die für alle Verkäufe gelten, die du über Vinted tätigst. Sie enthalten bereits viele der gesetzlich vorgeschriebenen Informationen und spiegeln deine gesetzlichen Pflichten und die Rechte der Käufer wider. 
• In den zusätzlichen Richtlinien, die du in den Einstellungen deines Vinted-Pro-Accounts erstellst. Da einige der Pflichtangaben sehr spezifisch für dein Unternehmen und deine zu verkaufenden Artikel sind, musst du die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Vinted Pro durch deine eigenen zusätzlichen Richtlinien ergänzen. In den Einstellungen deines Vinted-Pro-Accounts befindet sich ein spezieller Bereich, in dem du diese Informationen hinzufügen kannst. 

Achte bei der Erstellung deiner zusätzlichen Richtlinien darauf, dass sie klar und verständlich formuliert sind. Wenn sie nicht deutlich formuliert sind, werden sie von Vinted, einer Schlichtungsstelle oder einem Gericht zugunsten des Verbrauchers ausgelegt. 

Die zusätzlichen Richtlinien müssen außerdem mit dem Gesetz, den Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Vinted Pro und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) von Vinted übereinstimmen und dürfen nicht davon abweichen (es sei denn, sie enthalten Verpflichtungen deinerseits, die für Käufer vorteilhafter sind). 

Die folgende Tabelle gibt dir einen Überblick darüber, welche Informationen du an welcher Stelle zur Verfügung stellen musst:

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Vinted Pro, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) von Vinted und deine zusätzlichen Richtlinien bilden zusammen einen verbindlichen Vertrag zwischen dir und dem Käufer.

• Das Widerrufsrecht der Käufer

Was ist das Widerrufsrecht? 

Ein Verbraucher, der einen Artikel online kauft, hat ein gesetzliches Widerrufsrecht von 14 Kalendertagen ab dem Tag, nachdem der Artikel geliefert wurde. Wenn diese Frist an einem Samstag, Sonntag oder Feiertag abläuft, wird sie auf den nächstfolgenden Werktag verlängert. 

Wir berechnen den Tag des Beginns der 14-tägigen Frist auf der Grundlage der vom Versandanbieter bereitgestellten Informationen.

Der Käufer kann von seinem Widerrufsrecht Gebrauch machen, indem er entweder:

• im Chat mit dir, der sich auf der Vinted-Website oder in der App befindet, den „Ich habe ein Problem“-Button aktiviert, 
• das Muster-Widerrufsformular, das in den Geschäftsbedingungen für Vinted Pro enthalten ist, an dich sendet, oder
• eine andere unmissverständliche Erklärung abgibt, in der er klar zum Ausdruck bringt, dass er vom Verkauf zurücktreten möchte. Der Käufer ist nicht verpflichtet, seine Entscheidung zu begründen oder zu rechtfertigen. 

Du kannst es Käufern auch ermöglichen, das Widerrufsformular auf deiner Website einzureichen, falls du eine hast. In diesem Fall musst du den Erhalt des Widerrufs unverzüglich und auf dauerhafte Art und Weise, zum Beispiel per E-Mail, bestätigen. 

Der Käufer muss die Artikel unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 14 Tagen ab dem Tag, an dem er seinen Widerruf mitgeteilt hat, an dich zurücksenden oder zurückgeben, es sei denn, du bietest an, die Artikel selbst beim Käufer abzuholen. 

Der Käufer trägt die direkten Kosten für die Rücksendung der Artikel. Du kannst in deinen Zusatzbedingungen aber auch festlegen, dass du diese Kosten übernimmst.

Wenn der Käufer zurücktritt, wird ihm der gesamte gezahlte Betrag, einschließlich der Lieferkosten, erstattet. Die Kosten müssen unverzüglich erstattet werden, spätestens jedoch innerhalb von 14 Tagen ab dem Datum, an dem du entweder den Artikel vom Verbraucher zurückerhalten oder den Nachweis erhalten hast, dass er versendet wurde, je nachdem, was zuerst eintritt. 

Diese Rückerstattung muss über dieselbe Zahlungsmethode erfolgen, die der Käufer bei der ursprünglichen Bestellung genutzt hat, es sei denn, er hat ausdrücklich einer anderen Zahlungsmethode zugestimmt. Voraussetzung ist auch, dass dem Käufer aufgrund dieser Rückerstattung keine Kosten entstehen. 

WICHTIGER HINWEIS: Zahle die Rückerstattung an den Käufer nicht selbst (es sei denn, der Verkaufspreis wurde bereits vom Anbieter des integrierten Zahlungssystems auf dein Bankkonto überwiesen): Wenn der Käufer ein Recht auf Rückerstattung hat und sein Widerrufsrecht über den „Ich habe ein Problem“-Button geltend macht, werden wir das Geld über den Anbieter des integrierten Zahlungssystems auszahlen.

Es gibt bestimmte, gesetzlich vorgesehene Ausnahmen, bei denen dieses Widerrufsrecht nicht gilt, wie beispielsweise in den folgenden Fällen:

• Die Artikel wurden nach den Vorgaben des Käufers angefertigt oder eindeutig personalisiert.
• Versiegelte Artikel, die aus Gründen des Gesundheitsschutzes oder der Hygiene nicht zur Rückgabe geeignet sind, wurden nach der Lieferung entsiegelt. 

Weitere Informationen zum Widerrufsrecht findest du auf dieser EU-Website.

• Gesetzliche Gewährleistung

Artikel, die du als Pro-Verkäufer auf Vinted verkaufst, fallen automatisch unter die gesetzliche Konformitätsgewährleistung (wenn der Käufer ein Verbraucher ist) und die gesetzliche Gewährleistung bei versteckten Mängeln. 

• Gesetzliche Gewährleistung bei nicht konformen Artikeln: Diese Gewährleistung gilt, wenn der Artikel für den Zweck, für den solche Artikel üblicherweise verwendet werden, ungeeignet ist, nicht mit der von dir gegebenen Beschreibung übereinstimmt oder nicht die spezifischen Eigenschaften besitzt, die du dem Käufer mitgeteilt oder mit ihm vereinbart hast. In solchen Fällen kann der Käufer dich dazu auffordern:
• den Artikel zu reparieren oder zu ersetzen, oder
• falls dies nicht möglich ist, entweder (a) die Bestellung zu stornieren und eine Rückerstattung zu zahlen oder (b) den Preis herabzusetzen. In diesem Fall behält der Käufer den Artikel.

Der Käufer hat nach der Lieferung des Artikels 2 Jahre Zeit, diese Gewährleistung in Anspruch zu nehmen. Für Gebrauchtwaren gilt ebenfalls die Mindestgewährleistung von 2 Jahren. In einigen EU-Ländern kannst du mit dem Käufer auch eine Gewährleistungszeit von weniger als 2 Jahren vereinbaren. Sie muss aber mindestens 1 Jahr betragen. 

• Gesetzliche Gewährleistung bei versteckten Mängeln. Diese Gewährleistung gilt, wenn die folgenden beiden Voraussetzungen erfüllt werden:
• Der Mangel muss zum Zeitpunkt des Kaufs vorhanden jedoch versteckt gewesen sein. 
• Der Mangel muss den Artikel für den vorgesehenen Zweck untauglich machen oder seinen Nutzen so stark beeinträchtigen, dass der Käufer ihn nicht oder nur zu einem niedrigeren Preis gekauft hätte, wenn er von dem Mangel gewusst hätte. 

Der Käufer kann eine vollständige oder teilweise Rückerstattung sowie eine Entschädigung erhalten, wenn der Artikel einen Schaden verursacht hat. Der Käufer muss dich innerhalb von 2 Jahren nach der Entdeckung des Mangels kontaktieren. Diese Gewährleistung kann bis zu 5 Jahre nach dem Kauf in Anspruch genommen werden. 

• Optionale gewerbliche Garantien. Wenn du möchtest, kannst du auch eigene gewerbliche Garantien hinzufügen. Deren Umfang, Dauer und Bedingungen kannst du selbst festlegen. Du kannst zum Beispiel erweiterte Garantien anbieten oder Risiken abdecken, die nicht durch die gesetzliche Gewährleistung abgedeckt werden (z. B. bei Verlust oder Bruch). Alle gewerblichen Garantien, die du eventuell anbietest, musst du in deinen zusätzlichen Richtlinien beschreiben. 

Weitere Infos zu den gesetzlichen Gewährleistungen findest du auf dieser EU-Website.

Bitte beachte, dass ausschließlich du für den Verkauf deiner Artikel gegenüber den Käufern haftest, insbesondere im Hinblick auf die gesetzlichen Gewährleistungen. Als reiner Vermittler sind wir nicht an deinen Verkäufen beteiligt und können gegenüber deinen Käufern nicht haftbar gemacht werden. 

• Beilegung von Streitfällen zwischen dir und Käufern

Wenn du mit einem Verbraucher keine Einigung findest, informiere dich auf dieser EU-Website, welche Möglichkeiten du hast, den Streitfall beizulegen. 

• Beilegung von Streitfällen zwischen dir und uns

Wenn du ein Pro-Verkäufer bist und das Support-Team dich nicht innerhalb von 1 Monat nach dem Einreichen deiner Beschwerde über unser Streitformular kontaktiert, oder wenn du mit dem Ergebnis nicht zufrieden bist, können wir weiterhin versuchen, das Problem zwischen uns zu lösen oder eine Schlichtungsstelle in Anspruch zu nehmen, bevor wir bei Gericht Klage einreichen. Wenn wir uns für die Schlichtung entscheiden, nehmen wir einen registrierten Schlichter eines in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Vinted Pro genannten Schlichtungszentren in Anspruch.

• Effektivität des internen Beschwerdemanagementsystems für Pro-Verkäufer

Im Jahr 2023 erhielt Vinted 80.586 Beschwerden von Pro-Käufern. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Beschwerden beträgt 2 Tage.

Beschwerden von Pro-Verkäufern:

Kontaktaufnahme

Wenn du uns kontaktieren möchtest, benutze bitte dieses Formular.  

Note: Please note, that the information below is for informational purposes only regarding value added tax (hereinafter – VAT). This is not a tax advice, therefore, please follow the official guidance of the Tax Authorities from the country of establishment (place of residence) and seek their assistance, when needed.

1. VAT REGISTRATION

1.1 What does VAT registration mean?

Once your total revenue (during the last 12 months) exceeds the VAT threshold, it means that you are obligated to register as a taxpayer for VAT purposes and all of your subsequent sales are subject to VAT. The general overview of being the registered VAT payer is as follows:

• You charge sales VAT on your sold items by including it in the listing price of your item.
• You deduct the input VAT amount for your purchased goods or services
• You calculate, submit VAT return, and pay VAT due to your local Tax Authority
• If relevant, you declare your sales to other foreign countries

1.2 When do I need to register for VAT?

VAT registration is mandatory when the total annual amount of sales exceeds a certain threshold. The threshold depends on the country of establishment (your place of residence).

Please find more information on local VAT obligations:

• Austria
• Belgium
• France
• Germany
• Italy
• Luxembourg
• The Netherlands
• Portugal
• Spain

This condition applies to your total revenue received during the last 12 months. In other words, if you perform sales outside of Vinted, those sales should also be included in the total taxable revenue.

You can also voluntarily register for VAT, even if the total sales amount is less than specified above.

1.3 How do I register for VAT? What are my obligations as the VAT payer?

1. Submit a request for VAT registration in the corresponding country
2. Apply the corresponding VAT rate(s) for items sold in that country
3. If needed, issue an invoice in accordance with the respective country’s tax requirements
4. Prepare a VAT return and submit it to the Tax Authorities of the respective country
5. Pay corresponding taxes due to the country’s Tax Authorities

1.4 I sell items on Vinted. Does it automatically mean that I must register for VAT purposes?

No. As long as the total volume of sold items does not exceed the VAT registration limit set by the country you are based in, you are operating and are classified as a small business according to the Small Business Exemption Tax Scheme. This means that sales made within Vinted website are not subject to VAT. Just remember that in certain cases you may be responsible for issuing invoices for sold items (you can find more information in Section 3 “Invoicing & Reporting”)

You are still subject to certain VAT obligations for sales made outside of your country of establishment and for invoices received from Vinted (i.e., for shipping and additional visibility services).

2. SALES VAT

2.1 I’m VAT registered Pro Seller. What VAT rate do I need to include in the online listing?

The listing price must include all related taxes, this includes the VAT amount as well. When listing, you don’t know where your Buyer will be based which will impact the rate of VAT taxation.

Therefore, if your main Buyers are based in the same country as you are, you can add a standard or reduced VAT rate on top of your expected revenue. If you are already registered for VAT in any other country or are very close to the VAT registration limit, we recommend evaluating the difference between the applicable VAT rates of the two countries and choosing the higher one.

For example: You are a Pro Seller based in France and sold handmade shoes for EUR 180 to a Buyer based in France. The net revenue and VAT amount are calculated as follows:

Item price = EUR 180, VAT rate in France = 20%

VAT amount = (item price / (100 + VAT rate)) x VAT rate = (180 / (100 + 20)) x 20 = EUR 30

Taxable base = item price - VAT amount = 180 - 30 = EUR 150

Gross amount = EUR 180

Net revenue= EUR 150

VAT amount = EUR 30

Also, please note that a special VAT margin scheme could be applied for second-hand items. More information can be found on your country of establishment Tax Authorities website (Section Links).

2.2 I sold an item to the Buyer in another country. Do I need to do something?

In this case, the item can be taxed with VAT of the country you operate or with the Buyer’s foreign country VAT. This depends on the volumes that you are selling to foreign countries:

1. The item will be taxed with your local VAT rate, if your annual revenue from all EU countries does not exceed EUR 10,000.
2. When the threshold of EUR 10,000 is exceeded, the item should be taxed in the Buyer’s country, which means that the Buyer’s country VAT rate must be applied.

We recommend keeping track of your total amount of sales in each specific country.

2.3 I have reached the distance sales threshold in a foreign country. What do I do next?

When you exceed the distance sales threshold of EUR 10,000, you have two possibilities to report VAT:

1. Register (or remain registered) in each of the foreign EU countries, where you have customers. In each foreign country, prepare and submit VAT returns, and pay VAT owed, or;
2. Register in the One-Stop-Shop (hereinafter – OSS) system through the local Tax Authority – your country of establishment (place of residence). Once the registration is complete, you can report and pay VAT owed on distance sales made within the EU through the local OSS portal.

For your convenience, all of your distance sales may be reported using the One-Stop-Shop system provided by the local Tax Authority, and one payment into this system will be distributed to foreign Tax Authorities accordingly.

Please note that OSS system is not mandatory, but it makes fulfilling your VAT obligations much easier if you are selling your goods to other EU countries.

2.4 I perform distance sales. How does this impact my local sales?

Your VAT registration in a foreign country or OSS reporting has no direct effect on your local sales.

However, please note that the VAT registration threshold in your country is calculated based on total annual revenue, including revenue received from the foreign Buyers.

2.5 When and how often I have to declare VAT in OSS system?

Businesses selling goods online can easily fulfil all their VAT obligations in the EU in a centralized manner via the online business portal OSS by submitting an OSS declaration. This declaration and payment of VAT should be made on a quarterly basis.

You shall declare VAT in the month following the calendar quarter for which you are submitting the return. The last day you can submit VAT form is the last day of following quarter month.

For example: the VAT return for the 2^nd calendar quarter is made in July. Last day to submit VAT return for 2^nd calendar quarter is July 31^st.

2.6 How to register for One-Stop-Shop (OSS) system?

You can register for One-Stop-Shop (OSS) system through your local Tax Authority.

Please find more information on local OSS obligations:

• Austria
• Belgium
• France
• Germany
• Italy
• Luxembourg
• The Netherlands
• Portugal
• Spain

3. INVOICING & REPORTING

3.1 Am I required to issue the invoice for the sold item?

Not always. There is no invoicing obligation for local sales as well as distance sales within the EU, provided that you are using the OSS system. Nevertheless, you can still opt to issue an invoice, which only needs to meet the invoicing requirements of your country of establishment. If you do not use the OSS system, issuing an invoice remains mandatory and subject to the rules in the Member State of destination.

3.2 What amount should be on the invoice?

The amount on the invoice should be equal to the price of the item, plus the price of the shipping label, and applicable VAT rate(s).

3.3 What information should be on the invoice for the sale to the Buyer based in the same country?

The invoice shall be subject to the rules applying in your country of establishment in which the supply of goods is deemed to be made, in accordance with the provisions to the Article 226 of the EU Directive on Value Added Tax.

Information about the relevant local invoicing requirements:

• Austria
• Belgium
• France
• Germany
• Italy
• Luxembourg
• The Netherlands
• Portugal
• Spain

3.4 What information should be on the invoice for the distance sale?

When you sell your items to the foreign Buyers, but you have not exceeded the distance sales threshold, the invoice should include the same information that would be included for the local sale to the Buyer established in the same country as you (Section 3.3).

If you use the OSS system, all your invoices should be issued according to the local requirements and include your VAT number from the local Tax Authority.

If you have the VAT registration in the specific EU country, the invoice must include your foreign VAT number and other information required by that country. That information by country can be found in Section 3.3.

3.5 I have received the invoice from Vinted. What does it mean?

The invoice you have received is for services provided by Vinted, e.g., shipping labels, buyer protection fee, or additional visibility services provided to you.

Since you perform the economic activity, the services provided to you by any foreign supplier are subject to reverse charge VAT. This means that the acquirer of the services — in this case, you — are required to report and pay VAT at the standard VAT rate.

3.6 I’m not a VAT payer. How do I report and pay VAT for Vinted services (i.e., shipping, buyer protection fee and additional visibility services)?

The process of reporting and paying reverse charge VAT for the purchase services depends on the rules of your country of establishment (place of residence). Therefore, we advise you to contact your Tax Authorities for further assistance.

3.7 How should I report distance sales?

Sales for Buyers established in other countries can be reported using One-Stop Shop (OSS) system. Please find more information in Section 2.5.

4. RETURNS

4.1 The Buyer wants to return the purchased item. Do I need to issue any documents?

Not always. You are required to issue a credit note, only if the invoice was issued for that sold item. Since invoices for distance sales are mandatory, credit notes will also be mandatory. The amount of the credit note should be the same as indicated in the initial invoice, i.e.. the price of the item plus the price of the shipping label and applicable VAT rate(s).

4.2 What information should be included on the credit note?

Generally, the requirements for the credit note are the same as for the invoice – it must contain the details outlined in Article 226 of the EU Directive on Value Added Tax, as well as relevant rules of your local Tax Authorities (please find more information in Section 3.3). Additionally, the following information should also be included in the credit note:

• An indication that it is the credit note
• A reference to the initial invoice number
• The amount of the credit note written as a negative sum (to indicate the amount being given back)
• The VAT amount indicated separately from the amount of the item
• The total amount (credited amount and the VAT amount)

LINKS:

Websites of the relevant Tax Authorities:

• Austria
• Belgium
• France
• Germany
• Italy
• Luxembourg
• The Netherlands
• Portugal
• Spain

Information about VAT payment to the relevant Tax Authorities:

• Austria
• Belgium
• France
• Germany
• Italy
• Luxembourg
• The Netherlands
• Portugal
• Spain

Other helpful information:

What is OSS? - All you need to know about the one-stop shop (OSS) - Publications Office of the EU (europa.eu)

Guide to all EU countries - VAT rules and rates: standard, special & reduced rates - Your Europe (europa.eu)